Organiza eventos empresariales de forma profesional

Organizador de eventos: comprender el perfil y la función de este profesional

Por tanto, juegan un papel crucial en prácticamente cualquier gestión de eventos para empresas. Pero, ¿qué hace un organizador de eventos corporativos, en la práctica, y cuál es el papel de este profesional dentro de las empresas?

¿Qué hace una empresa organizadora de eventos?

Básicamente, el organizador del evento es el profesional responsable de planificar, sistematizar y producir estratégicamente cualquier tipo de evento: conferencias, charlas, ferias y eventos online, híbridos y convenciones, entre otras posibilidades.

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Las actividades que desarrolla la profesión van desde la creación y desarrollo del concepto del evento, pasando por la aportación de toda la documentación necesaria, la búsqueda de presupuestos y el contacto con proveedores y equipo de trabajo.

También es él quien se encargará de la reserva de lugar y equipamiento, promoción, marketing y seguimiento de la marcha del evento. Para manejar todo este trabajo, el organizador del evento suele contar con la ayuda de un equipo, que ayuda con las tareas necesarias para que el plan se transforme en acción tal y como se imagina.

¿Cuál debe ser el perfil de este profesional?

Como ya habrás notado, ser organizador de eventos corporativos es un trabajo que exige mucho compromiso por parte de tus profesionales, ¿no es así? Pero más allá de eso, para destacar en la profesión, algunas características son más que bienvenidas. De hecho, son piezas clave. Mira cuáles son:
Organización

Investigar y negociar con proveedores, impulsar acciones de marketing, buscar socios y gestionar un equipo son algunas de las responsabilidades básicas del organizador del evento.

Para estos y otros, la organización debe ser una característica muy desarrollada en este profesional. Al fin y al cabo, gestionar todas estas actividades con excelencia puede convertirse en algo bastante complejo sin un mínimo de organización y control, ¿no te parece?
Flexibilidad

No hay forma de evitarlo: las cosas no siempre salen según lo planeado. Lo mismo ocurre en el mercado de eventos corporativos. Los eventos imprevistos pueden incluso tardar un tiempo en aparecer, pero con el tiempo tienden a estar presentes.

Por eso, el organizador de eventos debe tener una excelente flexibilidad, para esquivar las adversidades que se presenten en el camino, para que no pongan en peligro el paseo en carruaje o hagan del evento un fracaso.

Comunicación

Como se mencionó anteriormente, el organizador del evento es responsable de administrar un equipo y establecer contacto con proveedores, patrocinadores y clientes. Por lo tanto, tener una excelente capacidad de comunicación es un elemento fundamental.

Esta característica puede incluso ser crucial a la hora de negociar valores y cerrar contratos, así como para conseguir patrocinios.

Liderazgo

Siguiendo la premisa de que en la organización de eventos siempre hay un equipo trabajando en conjunto, le corresponde al organizador liderar, gestionar y orientar a su equipo, para que todo salga según lo previsto, fluyendo de la mejor forma posible.

Es necesario entender que cada miembro del equipo trabaja como una parte que tiene una función específica, fundamental para el funcionamiento del conjunto. Por lo tanto, las habilidades de liderazgo, la escucha activa, la mediación de conflictos, el control emocional y la capacidad de mantener la motivación en la búsqueda del objetivo final son características esenciales.

Disposición

Estar dispuesto a conocer las innovaciones en herramientas y servicios, cada vez más habituales en el mundo de los eventos corporativos, es una cualidad sumamente deseable en este contexto.
Con el fin de hacer más atractivo el evento, reducir el desperdicio y reducir el tiempo dedicado a determinadas actividades, estas herramientas están a la vanguardia del sector.

Creatividad

Además, la creatividad también es de gran ayuda en esta profesión. Para ser más realista: es fundamental.

Como son los encargados de crear el evento y, antes de eso, de todo su concepto, esta característica puede aportar mucho a la planificación de experiencias realmente sorprendentes, fuera del sentido común, y a superar los retos que puedan surgir.

¿Qué pasa con los conocimientos técnicos?

Por supuesto, contar con todas las características mencionadas anteriormente ya es un gran paso a la hora de destacar como un excelente organizador de eventos. Pero es necesario aclarar que solo tener un buen perfil puede no ser suficiente para realizar esta función.

Después de todo, con la creciente demanda de profesionales en el área, la calificación y los conocimientos técnicos comenzaron a contar mucho.

En este escenario, el marketing, la logística, las finanzas, la administración, las tecnologías de la información, la tecnología e incluso los conocimientos en psicología, sociología, redacción e idiomas forman parte del ámbito técnico necesario para ser un verdadero organizador de eventos.