Los programas ERP mejoran la productividad en las empresas

Los programas ERP mejoran la productividad en las empresas ¿Qué es ERP y para qué sirve?

La evolución tecnológica, el calentamiento —o desaceleración— de la economía, el aumento de la oferta de crédito y la llegada a nuevos mercados se encuentran entre los factores que aumentan significativamente la competitividad de las empresas con un sistema ERP eficiente.

Para seguir creciendo, todas las empresas necesitan tener una adecuada gestión de recursos, datos y procesos. Uno de los caminos para ello es la adopción de soluciones ERP (Enterprise Resource Planning), es decir, sistemas de gestión empresarial como por ejemplo un programa de nóminas o de gestión global.

Pero, ¿qué es ERP exactamente? ¿Cómo pueden estos sistemas ayudar al negocio? ¿Pueden las empresas de todos los tamaños utilizar ERP? En este texto respondemos a estas y otras preguntas describiendo el concepto ERP, señalando las ventajas y desventajas de estos sistemas y dando otras explicaciones sobre el tema, todo en un lenguaje fácil de entender.

¿Qué es ERP?

Imagine que tiene una empresa que tiene varios sistemas, uno para el manejo de las cuentas por pagar, otro para la nómina, uno para el seguimiento de las ventas, uno para la gestión de impuestos, uno para el análisis de objetivos y rendimiento, y así sucesivamente. En lugar de usar un montón de software aislado, uno para cada departamento de la empresa, ¿no sería más eficiente tener una integración entre ellos, de modo que todos sean parte de un sistema unificado? Eso es exactamente lo que ofrece una solución ERP.

Con un solo sistema que integre todos los departamentos, o al menos los más importantes, la comunicación interna se vuelve más fácil y menos costosa. El departamento de finanzas, por ejemplo, puede saber rápidamente cuánto dinero destinar al pago de impuestos y cuánto pagar a los empleados, según la información que el sector de recursos humanos (RH) pone a disposición en el sistema.

De la misma manera, el jefe de un determinado departamento puede evaluar el desempeño de un empleado y discutir con el gerente de recursos humanos cuánto la empresa puede ofrecerle un aumento. Por otro lado, el departamento de marketing, consultando el control de ventas, puede identificar un producto que no va bien y desarrollar una nueva estrategia para revertir la situación, mientras verifica si el presupuesto disponible es suficiente para este trabajo.

Tenga en cuenta de estos ejemplos que hay varias circunstancias en las que la integración de sistemas demuestra ser ventajosa. También tenga en cuenta que, con diferentes sistemas, cada sector tendría más dificultades para comunicarse con los demás. Esto se traduce en una menor productividad, más gastos e incluso una pérdida de competitividad.

Además, sin un sistema ERP, la empresa tiene que lidiar con muchos proveedores de software, lo que aumenta los costos con licencias, soporte técnico, servidores, capacitación, entre otros.

ERP

Es posible que ya te hayas dado cuenta, por tanto, de la importancia que pueden tener los sistemas de gestión para las empresas: reducen costes, hacen más eficiente la comunicación, ayudan en la toma de decisiones, permiten una valoración más precisa de lo que ocurre en la empresa, en definitiva. No es de extrañar que muchas empresas consideren este tipo de software imprescindible para sus actividades.

Implementación de sistemas ERP

A pesar de sus ventajas, ERP no siempre es el tipo de software que se puede comprar listo para usar en una tienda y luego instalarlo en una computadora y luego estar listo para usar. Cada empresa, en vista de sus actividades y estrategias operativas, tiene necesidades diferentes, por lo tanto, los sistemas ERP solo serán funcionales si al menos se tienen en cuenta las características más importantes de la empresa al elegir la solución.

Basta entender que una empresa que fabrica medicamentos, por ejemplo, tiene necesidades muy diferentes a otra que trabaja en el sector del transporte. El primero debe estar relacionado con la obtención de materias primas, el pago de licencias de patentes, la investigación en laboratorios, entre otros. El segundo, a su vez, debe preocuparse por la antigüedad de la flota, los costos de combustible, los peajes, etc.

Una empresa también puede operar en más de una rama de actividad o operar en varios estados del país, para estar condicionada a pagar impuestos diferentes en cada lugar, por ejemplo. Finalmente, como puedes ver, cada empresa necesita tener un sistema de gestión que se adapte a ella.

El ERP no se puede comprar en el estante de una tienda Para controlar los gastos, la empresa también necesita definir qué tipo de licenciamiento se adapta mejor a sus operaciones: instalación del sistema en servidores propios o virtualizados, uso del sistema en servidores de terceros (generalmente, ofrecido por el proveedor de la solución), solución basada en computación en la nube, pago por usuario (o por computadora de acceso), una mezcla de una o más de estas modalidades, en definitiva.

Las soluciones basadas en computación en la nube suelen tener un menor costo, ya que la empresa no tiene que preocuparse por servidores, mantenimiento, actualización, entre otros…